Разработка и внедрение CRM-системы на базе Microsoft Dynamics CRM 3.0

Задачи проекта

• обеспечить возможность ведения информации о заказчиках компании, соискателях и перспективных кандидатах и об истории взаимодействия с ними в единой базе данных;
• предоставить руководству возможность отслеживать и контролировать загруженность консультантов агентства и формировать аналитические отчеты по различным срезам.

Содержание проекта

• аудит и оптимизация бизнес-модели по основным производственным процессам, связанным с подбором кандидатов;
• разработка и внедрение информационной системы на платформе Microsoft Dynamics CRM;
• интеграция с Интернет-сайтом (www.kontakt.ru).

Текущее состояние проекта

завершен в июне 2007 г.

Результаты

• налажена эффективная работа с информацией и существенно снижены риски потери данных;
• реализована возможность контроля  процесса исполнения заказов, отслеживания  эффективности работы и загруженности консультантов;
• оптимизирована работа консультантов по поиску и подбору кандидатов;
• обеспечена возможность эффективного управления ресурсами компании;
• предоставлена возможность оперативного прогнозирования вакансий;
• автоматизировано пополнение базы данных анкетами кандидатов, оставленных на сайте компании.

Ситуация

За 15 лет работы агентством была накоплена уникальная база данных клиентов (более 110 тыс. персональных карточек специалистов), содержащая информацию о профессиональной специализации и опыте работы кандидатов.  Такая информация для рекрутеров имеет чрезвычайно важное значение, так как высококлассные специалисты практически не размещают свои резюме в открытых источниках.

Глеб Похитонов, директор по ИТ «Агентства Контакт»: «Мы специализируемся на подборе уникальных специалистов, а также менеджеров высшего и среднего звена в наиболее динамично развивающихся отраслях рынка, поэтому для нас очень важно не потерять из виду потенциальных кандидатов. Мы отслеживаем их кадровые перемещения, и это дает нам возможность выбрать правильный момент,  чтобы сделать кандидату подходящее именно ему предложение».

До начала проекта информация о соискателях, перспективных кандидатах и компаниях-заказчиках хранилась в отдельных базах данных. Учет кадровых ресурсов и обработка поступающих заявок на подбор персонала осуществлялись в приложении, разработанном на заказ. Данная схема работы не позволяла эффективно формировать отчеты по различным срезам, производить оценку степени загрузки сотрудников Агентства и регулярно осуществлять мероприятия по поддержке контактов с кандидатами.

Глеб Похитонов, директор по ИТ «Агентства Контакт»: «Мы оказались перед дилеммой: выбрать готовую систему или предпочесть разработку ее на заказ. У нас опыт собственной разработки уже был, и мы хорошо знали слабые стороны этого пути. Правда, и в существовавших продуктах мы находили те же ошибки, что и в своей системе. Кроме того, наше агентство как один из признанных лидеров рынка обладает собственными уникальными технологиями работы с кандидатами, а в универсальных решениях далеко не всегда тиражируются лучшие практики и бизнес-процессы. Нам же хотелось учесть все прошлые ошибки и запустить систему, абсолютно отвечающую индивидуальным потребностям нашего бизнеса».

Выбор в пользу microsoft dynamics crm был сделан на основе оптимального соотношения цены и качества продукта, а также истории успешных внедрений.

Решение

Проект стартовал в октябре 2005 года и был реализован в три этапа (консалтинг, разработка, интеграция). 

Консалтинговая часть проекта состояла из описания бизнес-процессов всех подразделений, участвующих в работе с соискателями и заказчиками, в формате «как есть» и «как будет», выработки рекомендаций по точечному реинжинирингу этих процессов в целях их оптимизации. Также был определен перечень основных аналитических отчетов, необходимых руководству компании, и в рамках их декомпозиции определен список данных, требуемых для их формирования. 

На втором этапе специалисты ГК АйТи разработали технический дизайн и выполнили настройку CRM-системы и основных аналитических отчетов. В рамках третьего этапа была осуществлена интеграция с Web-сайтом компании www.kontakt.ru, и спроектировано более двадцати сложных аналитических отчетов.

Результаты

CRM внедрение позволило «Агентству Контакт» наладить эффективную работу по подбору соискателей. Благодаря созданию единой базы данных, хранящей сведения о кандидатах, соискателях, компаниях-заказчиках, историю взаимодействия с ними, и  широким возможностям поиска по данным карточек и по вложенным документам существенно снизились риски потери данных и облегчена работа консультантов компании.

За счет построения различных аналитических отчетов на основе данных CRM-системы руководство компании получило возможность контролировать исполнение заказов, отслеживать загруженность консультантов агентства.

Помимо этого в CRM-системе реализованы дополнительные нестандартные функции, очень полезные в работе кадрового агентства. Так, например, ежедневно агентством проводится большое количество собеседований. При этом для каждого кандидата подбирается наиболее удобное время. Возможность резервирования переговорных на определенный день и час, упорядочивание использования имеющихся помещений помогли оперативно планировать рабочее время консультантов, избежать конфликтов в расписании встреч и создать максимально комфортные условия для соискателей.

Реализация механизма построения иерархического «дерева» организационной структуры компаний-клиентов и компаний-источников позволила прогнозировать и предугадывать потребности в вакансиях, опережая конкурентов при формировании предложений клиентам.

Интеграция CRM-системы с сайтом агентства обеспечила возможность автоматического пополнения базы данных анкетами кандидатов и избавила консультантов от необходимости постоянного мониторинга новых поступлений.