Построение системы документационного обеспечения управления

Ситуация
В последние годы в условиях растущего рынка бизнес ФДБ успешно развивался, что сопровождалось расширением клиентской базы, открытием новых региональных отделений, увеличением кредитного портфеля, ростом объемов средств, находящихся на счетах клиентов, увеличением количества операций и услуг.

Чтобы обеспечить дальнейшее укрепление своего положения на рынке руководство Федерального депозитного банка предприняло ряд шагов по повышению эффективности бизнеса.

Известно, что важным фактором успеха компании является то, насколько скоординировано и оперативно осуществляется взаимодействие между ее подразделениями и связи с внешними организациями, насколько быстро решаются важные вопросы и новая информация доводится до сотрудников, насколько четко выполняются поручения и контролируется их выполнение. Система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает формализацию этих процессов, увеличивает скорость информационных потоков, предоставляет быстрый доступ к информации, необходимой для принятия решения.

Поэтому в планах развития ИТ-инфраструктуры ФДБ большое значение уделялось созданию средств коллективной работы и автоматизации управленческого документооборота.

Типовые процессы управленческого документооборота в Банке

• Регистрация входящих / исходящих документов.
• Визирование документов руководителем, наложение резолюции на входящий документ. Формирование поручений на исполнение.
• Передача документов на ознакомление и исполнение в подразделения Банка.
• Подготовка распоряжений, приказов по Банку. Утверждение их Председателем Правления Банка.
• Организация процесса ознакомления с ОРД (организационно - распорядительными документами).
• Подготовка и утверждение исходящих документов, согласование исходного варианта документа с руководителями структурных подразделений (отделов, служб).
• Ведение договорной работы. Согласование, утверждение и отправка экземпляров оригинала договора исходящей корреспонденцией
• Контроль исполнения поручений по документам.

Предпосылки перехода на электронный документооборот
Система бумажного документооборота, существующая ранее в ФДБ, носила нерегламентированный характер и обладала рядом существенных недостатков, таких как:

• Трудоемкость контроля процесса передачи документов между сотрудниками и подразделениями
• Сложность получения достоверной информации о ходе исполнения документов
• Отсутствие оперативной информации о выполнении поручения по входящему документу
• Невозможность отслеживания связи входящий - исходящий документ. Большие временные затраты на поиск документов по подразделениям
• Отсутствие необходимой степени полноты информации у руководителей о качественном и количественном составе документооборота в Банке
• Возможный риск утраты сведений о важном документе, затрагивающем коммерческие интересы Банка
• Значительные временные и финансовые затраты на тиражирование документов

Все это, и в целом отсутствие единого информационного пространства в ФДБ замедляло процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшало эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

При этом было очевидно, что внедрение системы электронного документооборота и программных средств коллективной работы в условиях возрастания потоков документов, привело бы к значительному повышению эффективности работы персонала Банка и уменьшению прямых и косвенных расходов организации.

Готовность Банка к внедрению СЭД
Известно, что при внедрении системы электронного документооборота одним из основных факторов успеха проекта является заинтересованность руководства и поддержка руководством проектной группы.

В случае с ФДБ данное условие выполнялось на все сто процентов. Можно сказать больше, именно руководство в лице Председателя Правления Соломоновой Маргариты Руслановны было и инициатором проекта, и его координатором, принимающим ключевые решения.

С самого начала, в ходе формирования проектной группы было подчеркнуто, что проект вытекает из требований бизнеса, и высшее руководство Банка ощущает необходимость и своевременность проекта.

Несмотря на то, что переход на новые технологии обычно сопровождается неким дискомфортом для персонала, заинтересованность в автоматизации документооборота выразили и другие сотрудники Банка. В этой связи многие отмечали, что система подготовки документов, проведение согласования документов в электронном виде, ведение единых электронных справочников, баз данных архивов документов будут способствовать как более эффективному выполнению ими своих профессиональных обязанностей, так и повышению эффективности бизнеса Банка в целом.

Выбор системы
При выборе СЭД в первую очередь требуется определиться с СУБД – платформой, на которой будет строиться система.

«После тщательной проработки этого вопроса, мы остановились на продукте IBM Lotus Domino/Notes, - отмечает начальник отдела автоматизации ООО КБ «ФДБ» Александр Науменко, являющийся руководителем проекта со стороны заказчика. - Среди преимуществ Lotus, весьма полезны централизованное администрирование и встроенные средства разработки собственных приложений. Лотусовые приложения можно обновлять, не отключая пользователей, а при обновлении программного обеспечения старый код наследуется в новых версиях. Кроме того, Lotus является непревзойденной по своим характеристикам системой коллективной работы, включающей мощные средства защиты информации».

«Выбор системы был достаточно серьезный. В течение 2-х месяцев мы анализировали возможности разных систем на Lotus Notes, предлагаемых на рынке, и в результате остановились на 3-х системах аналогичного класса, которые устраивали нас по функционалу. Далее, поскольку с самого начала мы решили вести проект своими силами, то при выборе ориентировались на возможность самостоятельного внедрения и степень отчуждаемости системы. Нам требовался продукт, который мы могли бы впоследствии самостоятельно развивать, перенастраивать, создавать новые базы, таблицы, отчеты и совершенствовать старые, не обращаясь по каждому вопросу к разработчикам», - комментирует Александр Науменко.

Учитывая эти параметры, вне конкуренции оказалась система документационного обеспечения управления БОСС-Референт.

Функционал БОСС-Референт соответствовал требованиям ФДБ к корпоративной системе электронного документооборота, и, помимо всего прочего предоставлял множество функций по автоматизации офисных бизнес –процессов.

На заключительном этапе отбора презентация системы была проведена для руководства Банка, которое составило свое собственное мнение, особенно оценив функции БОСС-Референт по контролю исполнительской дисциплины.

Реализация
Внедрение системы электронного документооборота в Федеральном Депозитном Банке планировалось проводить в два этапа: пилотный проект по автоматизации 50 рабочих мест в Центральном аппарате Банка в Москве и последующее масштабирование системы до 100 рабочих мест в региональных подразделениях.

Из 50 рабочих мест пилотного внедрения силами специалистов ГК АйТи были установлены 4, в качестве демонстрации. Все остальное самостоятельно развернула проектная группа ФДБ.

«АйТи предоставляет курс обучения для заказчиков, который в полной мере раскрывает все аспекты самостоятельного внедрения. Мы уже имели опыт работы с Lotus Notes, прошли обучение и на всех этапах проекта могли пользоваться информационной поддержкой Айти. Сейчас мы можем сказать, что нам удалось успешно и в заданные сроки реализовать этот проект, - комментирует Александр Науменко. - Проектная группа состояла из 3-х человек, продолжительность работ - около 3-х месяцев».

Методика внедрения системы БОСС-Референт построена на основе методологии AVM (Accelerated Value Method), созданной консалтинговым подразделением Lotus Development Co. (ныне IBM), а также обобщенного опыта внедрения БОСС-Референт в различных организациях. Эта методика определяет этапы, содержание работ на каждом этапе, а также позволяет учитывать индивидуальные потребности заказчика. Этапы процесса внедрения являются законченными проектами, и после окончания каждого из них заказчик получает реально работающий фрагмент системы, решающий конкретные задачи. Таким образом, идя по цепочке внедрения, клиент может не только контролировать правильность ведения процесса и эксплуатировать систему поэтапно, но и изменять требования к ней уже после начала проекта.

В методике хорошо проработаны вопросы организации командной работы при реализации проекта внедрения. Формализованы основные принципы организации – как сформировать команду, какие мероприятия необходимо провести, чтобы команда работала успешно, выявлены роли участников проекта внедрения, как со стороны заказчика, так и со стороны внедренцев, заданы этапы проекта внедрения, входы-выходы и взаимосвязь этапов.

Рассказывает Заместитель Руководителя проекта Виталий Черных: «Анализируя наш опыт внедрения, хочется отметить, что самая трудоемкая часть – это нулевой цикл, а именно аналитическое обследование существующего документооборота компании. Любую систему нужно подстраивать под принятый в компании документооборот. Внедряют систему ИТ-специалисты, но работать с ней в конечном итоге, будут руководители и сотрудники компании, поэтому лучше сразу вовлекать их в проект. Здесь многое зависит от правильной постановки задачи и правильного подбора участников проектной группы. Важно также, чтобы организационная и финансовая сторона проекта находилась под постоянным мониторингом руководства».

Результаты
С внедрением системы документооборота в Федеральном Депозитном Банке были автоматизированы следующие бизнес-процессы:

• Регистрация и обработка входящих и исходящих документов
• Поддержка внутреннего документооборота
• Формирование и исполнение поручений. В настоящее время большая часть поручений отдается и их исполнение контролируется с помощью системы, минимизируя влияние т.н. «человеческого фактора»
• Полный цикл согласования документов
• Управление внешними контактами, работа с договорами
• Организация конференций и каналов новостей. При участии PR-службы планируется использовать базу данных новостей для оперативного оповещения сотрудников компании
• Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
• Хранение и динамическое обновление данных о структуре, работниках и контрагентах организации. Выстроена и проработана модель структуры организации, упорядочены сведения о персонале

Опытная эксплуатация системы в Центральном Аппарате Банка ведется с 1 февраля 2005 года.

«Как и было заявлено, БОСС-Референт является на 80 % коробочным продуктом и на 20 % - конструктором. Сейчас мы реализуем эти 20%, осуществляя «тонкую настройку» системы под требования ФДБ. Разрабатываются новые формы и шаблоны, добавляются новые записи в справочниках и словарях, - сообщает Виталий Черных. – После того, как закончится этот этап, мы планируем масштабирование системы на остальные подразделения банка в Москве и других городах, и тем самым построение территориально-распределенной системы. Тоже самостоятельно».