Автоматизація управлінського електронного документообігу в банку

Замовник

Уральський Банк Реконструкції та Розвитку є одним з лідерів ринку фінансово-кредитних послуг Уральського регіону. У мережу банку входять 9 філій, 56 додаткових офісів та 10 операційних кас. Відділення УБРР працюють в Катеринбургу та Челябінську, містах Свердловської та Челябінської областей, в Москві, Пермі та Уфі.

Ситуація

Координація роботи та доведення розпорядливих документів з головного банку до видалених підрозділів в умовах такої розголуженності вимагали великої кількості часу та ресурсів, при цьому контролювати своєчасність ознайомлення, виконання та узгодження документів  доводилося окремо. Зростання мережі філій, стратегія розширення роздрібних послуг, збільшення кількості операцій та числа співробітників — все це підсилювало необхідність в оптимізації взаємодії. Тому в банку було поставлено  завдання: створити єдиний інформаційний простір для ділового документообігу.

Рішення

Вибір системи був зроблений на користь СЕД БОСС-Референт, оскільки вона має ряд переваг що зіграли вирішальне значення для керівництва банку. По-перше, платформа IBM Lotus Domino, на якій реалізовано рішення, спочатку призначена для підтримки колективної роботи з документами. По-друге, СЕД БОСС-Референт легко масштабована, що дає можливість фахівцям банку самостійно тиражувати систему на відділення, що знов відкриваються, виходячи з наявних ресурсів та планів розвитку філіальної мережі.

Проект був роздільний на декілька етапів та почався з найзрозумілішого та доступнішого - перенесення в СЕД службових записок та контролю виконання доручень керівників. Це пов'язано з тим, що нова інформаційна система та новий підхід до роботи вимагають певних змін в мисленні людей в звиканні до технології. Крім того, на цьому етапі було задіяно обмежену кількість користувачів – 120 робочих місць, розташованих в головному відділенні, додатковому офісі та видаленій філії. В той же час проводилося розгортання апаратної частини, настройка СЕД та навчання фахівців, які потім упроваджували та допрацьовували систему. Далі слідував основний етап, в ході якого в СЕД були упроваджені процеси узгодження, твердження, ознайомлення та контролю виконання по вхідних та вихідних документах, наказами та розпорядженнями. Існували також цілий ряд специфічних банківських процесів обміну документами, які були відсутні в базовій версії СЕД БОСС-Референт, але оскільки система легко кастомізіруєтся, в ході проекту вони були додані в систему фахівцями компанії «Аплана».

Та частина системи, яка реалізовувалася в рамках першого етапу, була переведена в стадію промислової експлуатації в травні 2006 року. У грудні 2006 року був затверджений регламент та завершено впровадження по всьому пакету базових документів, а 2007 року на третьому етапі, проведено  масштабування системи на всі віддалені підрозділи банку.

Також була реалізована інтеграція з довідником організації. Для виключення подвійного введення та коректування інформації була використана база з модуля SAP HR: у ERP-системе існує первинний довідник, дані з якого використовує вторинна база в СЕД (БД «Довідник організації»), при цьому регулярно відбувається оновлення інформації.

В даний час в системі працює близько 600 користувачів — від керівників самого верхнього рівня до керівників відділів та провідних фахівців, а також тих співробітників, які задіяні в наступних спеціалізованих процесах документообігу:

•  реєстрація вхідних та вихідних документів
•  розгляд вхідних документів та відправка їх на виконання
•  підготовка та узгодження відповідей на вхідні документи
•  узгодження наказів та розпоряджень
•  обмін службовими записками між підрозділами
•  реєстрація та відправка на ознайомлення наказів та розпоряджень
•  виконання доручень керівників по документах
•  зберігання досьє клієнтів
•  узгодження та зберігання текстів господарських договорів
•  узгодження внутрішніх документів (нормативні документи, ТЗ, акти, протоколи, та тому подібне) без реєстрації   
•   формування та автоматична відправка факсів з робочого місця користувача СЕД
•   робота з нарадами керівників
•   контроль виконавської дисципліни

Рішення дозволило об'єднати в єдиний інформаційний простір 75 видалених підрозділів банку, що діють в містах Свердловської та Челябінської областей, Москві, Кирове, Уфі, Пермі та Воронежі. Видалений доступ до системи реалізований через термінальну службу Citrix Metaframe. Плюсом даного рішення стало скорочення витрат на придбання і установку серверів.

Начальник управління банківських технологій Уральського Банку Реконструкції та Розвитку, Андрій Пономарев відзначив: «Основна мета цього проекту: створити в банку єдиний інформаційний простір для централізованого зберігання різних документів, для забезпечення гарантованого електронного документообігу, для автоматизації контролю виконавчої дисципліни. Всі аспекти цієї мети досягнуті повною мірою. Впровадження системи БОСС-Референт дозволило нам добитися прозорості та впорядкованості документообігу: статус документів, що проходять через систему, відстежувати набагато простіше, ніж паперових. Крім того, забезпечена висока швидкість обміну інформацією, оскільки документи, які не вимагають «синій підписи», більше не виводяться на друк та легко доступні в електронному вигляді».