Автоматизована система планування інвестиційних проектів

Цілі створення

Мета створення та впровадження системи - надання в структурованій формі повної інформації по грошових потоках інвестиційних проектів для ухвалення управлінських рішень щодо їх економічної доцільності, формування планів їх фінансування, розробки планів закупівель та бюджетів компанії.

Система автоматизує як регламентні процеси - ініціація і моніторинг інвестиційних проектів, формування і бюджетування інвестиційного портфеля, так і технологічні процеси збору, аналізу, консолідації і обміну даними на різних рівнях.

Регламентні процеси, що автоматизуються:

• Ініціація, розробка, узгодження і моніторинг інвестиційних проектів в Компанії;
• Формування інвестиційного портфеля Компанії;
• Інтеграції інвестиційного портфеля до бюджету Компанії (з використанням загальних форм і термінів обміну даними).

Технологічні процеси, що автоматизуються:

• Збір і розсилка в множинних напрямах інформації, передбачаючи одночасне введення даних на різних рівнях (Регіон, Макрорегіон, Корпоративний центр);
• Обробка і авторизація інформації, що передбачає одночасну роботу над Інвестиційним проектом на різних рівнях (Регіон, Макрорегіон, Корпоративний центр);
• Консолідація інформації на рівнях Регіону, Макрорегіону, Корпоративного центру;
• Зберігання (архівація зв'язаних даних в окремих масивах) і своєчасне оновлення інформації;
• Відтворення та обмін даними між підрозділами-учасниками процесу інвестиційного планування, здійснення контролю у встановлені терміни та в необхідному форматі.

Функціональність рішення

Системи автоматизує процес планування та аналізу інвестиційних вкладень компанії МТС і формування на основі інформації, що поступає, звітів про інвестиційні проекти (ІП) компанії. Основними функціями системи є:

• Ініціація ІП
• Узгодження ІП
• Формування інвестиційного портфеля на основі консолідації всіх розроблених ІП в єдиний інвестиційний пул Макрорегіону;
• Розбиття інвестиційного портфеля Макрорегіону та Корпоративного центру по функціональній відповідальності;
• Формування звітів ( вибірка/звіт по ІП по будь-якому з параметрів, звіт по капітальних вкладеннях, план закупівель)

Основним інструментом формування плану інвестицій компанії є заповнення авторизованими співробітниками підрозділів компанії спеціальної інвестиційної форми - паспорти проекту, який містить наступну інформацію:

• Довідкову інформацію про об'єкт інвестування;
• План витрат за даним проектом з щомісячним, постатейним розбиттям;
• Дані про ініціатора проекту;
• Список осіб відповідальних за редагування і узгодження проекту із статусом виконання;
• Список осіб відповідальних за узгодження проекту із статусом виконання; Історію внесення змін в проект.

Паспорти проектів можуть бути як регіональними (включати витрати вибраного регіону), так і макрорегіональними (включати витрати декількох регіонів що входять в цей проект). Кожен паспорт проекту проходить цикл редагування і подальшого узгодження в компанії, на підставі затвердженої матриці редагування і узгодження, для регіонів, МР, КЦ, з урахуванням функціональної структури компанії.

На підставі узгоджених проектів, по кожному регіону, МР, КЦ формуються інвестиційні портфелі (ІП), забезпечуючи консолідацію інформації на рівні регіону, МР, КЦ. Інвестиційні проекти також проходять цикли редагування і узгодження на основі відповідних матриць редагування і узгодження. Після узгодження інвестиційних портфелів забезпечується консолідація інформації по всій компанії на рівні корпоративного центру. Сформований таким чином Інвестиційний портфель Компанії відправляється на узгодження на зборах акціонерів. Результатом согласовування ІП є затверджений план фінансування інвестиційних проектів Компанії.

Структура даних системи

Структура даних системи підтримує розподілену регіональну структуру компанії і ієрархічну функціональну структуру компанії.

Підтримка розподіленої регіональної структури:

• Регіон - перший ступінь оргструктури компанії, може складатися з декількох Юридичних осіб;
• Макрорегіон (МР) - містить декілька Регіонів і може бути самостійним підрозділом компанії;
• Корпоративний центр (КЦ) - включає всі Макрорегіони і Регіони, може бути самостійним підрозділом компанії.

Підтримка ієрархічної функціональної структури компанії:

• Відділ - мінімальна одиниця функціональний структури
• Департамент - може містити декілька відділів
• Блок - може містити декілька відділів і/або декілька блоків

Система забезпечує наступні можливості розмежування доступу до даним і контролю внесення змін:

• Однозначне визначення має рацію по ініціації, розробці, узгодженню та візуванню ІП у функціонально-відповідальних підрозділах згідно класифікаторові; розмежування прав доступу до бази даних залежно від рівня субординації, функціональної вертикалі і ролі користувача;
• Журналювання та документування історії внесення змін (фіксація дати, часу і дій (внесених даних) конкретного користувача); контроль часу виконання завдань і кількості ітерацій (наприклад, при доопрацюванні), відповідальних осіб;

Особливості реалізації

• Підтримка розподіленої регіональної структури компанії і ієрархічної функціональної структури компанії
• Можливості аналізу та моніторингу фінансових даних в будь-яких розрізах - по статтях управлінського та фінансового обліку, по-проектно, по регіональних та організаційних підрозділах компанії
• Вбудовані процедури узгодження заявок, що настроюються, на фінансування, передбачено узгодження і візування інвестиційних проектів з додатками в електронному вигляді;
• Відсутність обмежень на число користувачів, що одноразово працюють з системою

Результати впровадження

Система дозволила прискорити процес узгодження Інвестиційних проектів, консолідації інформації; оптимізувати час аналізу Інвестиційних проектів. Система є аналітичним інструментом співробітників Регіонів, Макрорегіонів та Корпоративного центру для роботи з Інвестиційними проектами в рамках нової системи інвестиційного планування та контролю Компанії.

У перспективі планується подальший розвиток функціонала системи і тісніша інтеграція з іншими корпоративними системами.

Терміни та масштаб проекту

Початок розробки - липень 2004, здача в промислову експлуатацію - жовтень 2004, супровід і розвиток системи - по теперішній час. Число користувачів -  більше 1500

Технологічна реалізація та інструментарій

MS SQL Server, ASP, Visual Basic.NET

Автоматизована система управління інвестиційними проектами розроблена як набір додатків з єдиною базою даних, підтримується модульний принцип побудови і компоновки системи. Система розбита на три підсистеми, виділені за функціональною ознакою з урахуванням технічної реалізації:
 

• Підсистема планування та звітності;
• Підсистема ведення нормативно-довідкової інформації (НСИ);
• Підсистема адміністрування.

Підсистема ведення НСИ та підсистема адміністрування реалізовані як «товстий» клієнт за технологією «Клієнт-сервер». Підсистема планування та звітності реалізована як «тонкий» клієнт з використанням WEB-технології (web-сервіси). До складу БД входять сегмент даних НСИ та сегмент даних адміністрування.

З підсистеми адміністрування решта підсистем отримує інформацію про права доступу користувача до певних функцій. Дані про структуру організації, співробітниках, видах інвестиційних проектів, структурі витрат і інша нормативно-довідкова інформація передається з підсистеми ведення НСИ в інші підсистеми.